【注意事项】新、老物业交接 需要注意些什么?

【注意事项】新、老物业交接 需要注意些什么?

伴随着业主委员会组织机构的建立和完善，物业公司生存竞争压力不断加大。如果一家物业公司经营管理不善，再加上物业服务成本的持续增长，自然会被优质的物业公司所取代。在这种情况下，如何规范新、老物业公司交接、保障各方的合法权益？政府主管部门、业主与业主委员会，还有新旧物业公司均需要注意些什么事项？
政府主管部门
规范机构更迭程序包括规范业主委员会选聘物业机构程序和物业项目交接程序。虽然各地陆续出台了物业退出办法，但业主选聘服务机构不在规范范围，目前老物业不愿退出的主要理由是质疑业主委员会成员合法性，业主委员会操控物业服务机构的选聘，其结果未能真正代表大多数业主的意见。如果从选聘程序上规范，将能更好地从根源上化解纠纷。
首先，在重新启动选聘前要求告知老物业服务机构，老机构可就对业主委员会的合法身份和选聘的合法性提出质疑，如果在限定的工作日内无异议，才启动投票让全体业主表决是续签合同还是重新选聘服务机构。选票内容中应包含是继续保留老物业机构还是重新选聘物业机构，减少在选票内容上的操控，确保老物业服务机构能获得公平的机会；其次，整个投票过程准予引入第三方监督或通过第三方电子投票的方式进行；后，再根据业主投票表决结果决定是否重新选聘物业服务机构。重新选聘建议规定公开招投标为主，特殊情况下方可采用邀标，并引入专家评审与业主代表表决机制，减少操控空间，真正做到公开透明。
由于物业项目的交接主要是界定各方主体的责任和利益，各方为争取自身利益的大化往往难以达成共识，影响交接。规定交接程序及要求，有助于规范交接行为，平衡各方利益。交接前，可以先通过协商签订移交协议，移交协议需明确交接主体、交接内容、交割时点、交接流程、费用结算、交接问题的处理，然后根据协议制定移交方案，再组织移交。后解决移交过程中出现的问题。由于机构更迭涉及事务广，关联主体较多，更迭的过程难免会出现这样或那样的问题，对于普遍性或重大问题需要在法规层面明确问题解决方法及途径，包括建立协商机制、行政介入、第三方评估、法律诉讼等。如对于老物业服务机构提前终止合同或合同期满需要退出，而未能组建业主委员会重新选聘企业的，是否可以明确由政府主管部门安排其它物业机构接管？对于更迭过程中发生纠纷的，是否明确要求企业决策层必须进行协商？在协商机制失效的情况下，是否应该由政府主管部门介入，通过行政处置的方式保障平稳移交？而在双方就物权（如建设单位遗留问题、物业服务机构失责导致的问题、属于设施设备自然损耗带来的问题，会所、停车场产权纠纷等）和财权（预收款、维修基金、水电暖等费用交割的时点及移交方式、业主经营资源所得收益等）出现争议时，是否可以通过第三方界定或诉讼的方式保障各自权益？
业主与业主委员会
作为物业服务直接受益者，业主应积极参与社区重大事件的决策，尤其是在决定自己重要财产之一-物业的维护者和影响生活环境品质的服务人的选择上，就如同苏格兰独立投票，也许你那一票将决定你的意愿是否能获得实现。而业主委员会作为业主大会的执行机构，应当维护全体业主的权益，同时尊重物业服务机构的合法权益。在物业服务出现问题时，应先推动物业服务机构改善并给予必要的支持。平等、尊重、协商、互助更能创造良好物业服务环境，有助于社区的建设，事实证明不断变更物业服务机构带来的负面影响远大于好处（尤其在设施设备维护方面）。除非物业服务机构确实侵害业主权益、违背合同约定，通过多次协商仍无法继续履行合同或老物业机构也认为当前环境条件下（物业服务成本上涨、管理费价格无法调整）已无法继续履行合同，才启动在法定程序下重新选聘物业机构。为减少更迭纠纷，业主委员会成员应从委员身份和合同履约行为上检视自己，确保身份的合法性，避免留有口实；投票决定事项、投票与计票的方式应广泛征求业主及政府主管部门的意见，真正尊重民意，投票与计票应在政府主管部门或第三方公证机构监督下进行，避免操纵之嫌。同时应面向社会公开招标（仍赋予老物业的投标资格），尽量减少邀标方式，通过专家评估和业主代表投票来确定新的物业服务机构，确保整个过程公平公正公开进行。
物业项目交接前，应组织新、老物业机构沟通协商，签订交接协议，如不能达成一致的提请政府主管部门协调。交接过程中，业主委员会成员及业主代表应积极参与交接，毕竟作为物业的产权人，设施设备的好坏程度，物业资金的使用情况，债权债务的交割、各方主体责任的界定关系到每位业主的权益；对于无法达成共识移交事项，应提请第三方鉴定（如聘请会计事务所审计财务状况，清理债权债务；如聘请质量技术监督部门对电梯问题进行鉴定等。
接管后，业主委员会应与新物业服务机构共同商议交接过程中的问题处理，根据优先次序制定改善计划推进实施，保障物业服务工作的正常开展并获得提升，给广大业主一个好的交代；对于建设单位遗留的问题应提请老物业提供交接单，由建设单位确认；与建设单位重新签订《承接查验协议》，新物业负责跟踪修复情况；对于老物业维护不当导致的问题由老物业负责修复或评估损失后赔偿（可以通过债权冲抵，但需签订协议）；对于自然损耗或已过保修期的遗留问题，可由业主委员会建立维修基金和公共收益的使用机制，动用专项维修基金或公共受益来修缮；对于产权（如会所、幼儿园、停车场）界定及费用结转（水电费、预收的物业管理费、能源费、停车管理费、多种经营收入等）问题，有理有据的进行追索，对于无法通过协商或政府主管部门协调解决的民事问题，可依法通过民事诉讼途径解决，保障业主的权益。
新物业公司
不要无节操进入恶性竞争（包括给决策人许以好处，低价竞争、承诺给项目投入更新改造费用、过度拔高服务标准）；参与项目的投标前应对项目做充分的了解与评估，避免预估不足，导致接管不畅、问题百出，且后期运营无法达到业主的预期，重新进入恶性循环怪圈。一旦中标，确定成为物业项目新的服务机构，应主动与业主委员会及老物业服务机构接触沟通，尤其是业主委员会与老物业已进入对抗的状态下，应站在客观公正的立场上，对各方合理的诉求予以支持（如老物业提出对其投入节能降耗改造、停车场改造等投资给予补偿的诉求，它能降低后期运营成本、增加业主收益），尽量通过平衡各方利益，争取获取妥善的接管方案。
交接前，应会同业主委员会与老物业就交接计划达成共识，争取实现无缝对接，使为业主的服务不被中断（如保洁与秩序服务，新物业可以提前一天跟班，在交割时点上能实现老物业与新物业在岗位上交接）；为减少纠纷，新的服务机构必须在下列条件均满足的情况下才能开始接管：原签定的物业服务合同解除；新签订的物业服务合同生效。移交相关方达成共识；如未达成共识需获得政府许可或法院的强制执行。即使合同生效如三方就接管事宜未达成共识也不能单方强制接管，必须报告政府主管部门，组织协调，争取平稳交接。
交接过程中，原则上是老物业向业主委员会移交，然后业主委员会向新物业移交，实际执行过程中基本都一并进行，有的项目甚至出现了业主委员全权委托新物业服务机构代为交接，此种行为本人并不赞同，一方面，作为利益相关方难免会站在自身立场做事，可能会做出损害业主权益行为；另一方面，缺乏业主的参与、见证，一旦出现问题，物业服务机构也难于洗清嫌疑，故所以对于责任交割及财务交接事项必须在业主委员会的参与下进行。交接过程中如出现老物业不配合移交并采取了对峙行为，应保持理智、克制，提请政府主管部门协调，切莫使事态复杂化，只有在取得政府许可或法院的强制执行时方可在政府主管部门或法院的指导下强制接管。移交过程中应重点关注设施设备的完好性（界定管理责任）及水电气暖交割的时点及数值（尤其是老社区计量表原始基数较大，一点之误，差之万吨），以及各类费用结算时点（完成所有的接管往往需要几天，以哪一天为结算时点需要与移交方确定），避免带来争议。对移交各方有异议的事项，应提请第三方专业评估机构（如会计事务所、质量监督局、政府认证的设备专业机构）进行鉴定；机构更迭项目，通常物业项目问题较多，责任一时难于理清，难于获得责任方出资或出力解决；在维修基金不足的前提下，问题难于获得及时解决，而全体业主又盼望着物业服务能有明显的改观，这个时候业主委员会往往需要物业公司垫支投入更新改造，为此双方需约定费用标准、来源及偿还时间，且该费用应在合同期内可以收回，否则很有可能让自己成为下一轮对峙的导演。
老物业公司
  对于无法持续经营而又未能从新选聘服务机构接管的项目，应及时报告主管部门，争取在主管部门的指导下平稳退出，切莫一走了之，丧失市场信誉。而对于优质的物业项目，在业主委员会成立之后，应积极主动与业主委员建立良好的沟通机制和合作关系，一方面让业主了解物业管理存在的难题，争取业主的支持；另一方面了解业主的需求及时响应，化解矛盾，方能维持项目管理权；而在业主委员会启动合法选聘程序后，要积极沟通，争取业主支持，参与投标；如对选聘过程有质疑，应及时向业主委员会提出要求更正，如无更正，可提请政府主管部门介入，切莫认为自己有理而置之不理，一旦既成事实后，再想维持管理权，所花成本与精力将加倍，甚至覆水难收，终走向对峙局面。
如终丢失项目管理权，应调整心态，该放手时就放手。在交接前应将自身的诉求与交接方沟通，争取达成共识，签订移交协议，降低损失（如原有人员、物资装备由新机构接收）；并与接管方确认移交方案、配合好交接，留个好的声名；移交过程中，无论包干制还是酬金制，均应将预收的物业服务费、代收代付的费用（水电暖、排污、装修垃圾清运费、维修基金）、押金（装修、水电）、利用业主经营资源（场地、设施、设备）所得的收益余额退还业主或移交新物业服务机构；在设施设备问题上，对于建设单位需解决的问题应在首次承接查验中通过书面形式确认，界定责任，并协助业主委员会与建设单位重新确认；对于自身维护不当的问题应予以修复，或者通过协商方式以债权（如未收到的管理费、停车费等）冲抵；对于自然损耗的问题，应说明情况，如属于业主委员会不予支持修复或同意保持现状的书面材料，区分责任。
对于不能达成共识的可以通过政府协调和法律诉讼方式来解决，切莫对抗，一旦进入对峙或斗殴状态，无论是否有理，其社会负面反响带来的伤害更大，试想其他的业主委员会还敢不敢将自己的物业交付给一个拒不配合退出的机构进行管理。物业项目服务机构的更迭，涉及全体业主的权益和社会的稳定。无论作为一个公民还是一个企业，都应遵守法规、恪守社会公德、履行社会责任。都应关注相关方的核心利益，作出必要的妥协与让步，让机构更迭的过程更加顺畅。和谐社会需要大家共同创造，自身权益的保障也需要通过维护对方权益来获取，己所不欲、勿施于人，只有多沟通，多站在对方的立场思考，才能更好的解决物业项目交接过程中所出现的各种问题。
来源：武汉美名物业管理公司